Managementul și stocarea documentelor

Implementa unui sistem eficient de management al documentelor contribuie la optimizarea fluxurilor de lucru, creșterea productivității, precum și la maximizarea accesului la informațiile din baza dumneavoastră de date.

Management documente solutiiarhiva

Managementul eficient al documentelor

O gestiune eficientă a documentelor are ca efect optimizarea fluxurilor de lucru și a proceselor interne din cadrul companiei dumneavoastră, maximizând totodată accesul la informațiile din baza de date și securitatea acestora.
De asemenea, un management eficient asigură optimizarea proceselor de creare, organizare, utilizare, eliminare și distrugere a documentelor, depozitarea acestora în condiții adecvate, precum și eficientizarea spațiului și timpului dedicat gestiunii arhivei companiei dumnevoastră.

Servicii de management al documentelor, adaptate nevoilor companiei dumneavoastră

Dacă specificul activității companiei dumneavoastră implică obligativitatea constituirii unei arhive fizice, vă punem la dispoziție servicii de organizare a acesteia conform nomenclatorului arhivistic, servicii de management al documentelor, posibilitatea depozitării în siguranță a documentelor fizice, precum și consultanță de specialitate pe tot parcursul desfășurării proiectului.

Pentru implementarea unui sistem de gestiune a documentelor cât mai eficient, procesul de arhivare începe cu ordonarea și clasificarea acestora în dosare, în funcție de termenele de păstrare, conform prevederilor nomenclatorului arhivistic, activitate ce se poate derula fie la sediul nostru, fie la sediul companiei dumneavoastră, în cazul în care dispuneți de spațiul necesar.

Stocarea în siguranță a arhivei companiei dumneavoastră

Întrucât stocarea arhivei fizice necesită un spațiu adecvat în ce privește atât suprafața, cât și condițiile ce țin de siguranța și integritatea documentelor, vă punem la dispoziție posibilitatea de a depozita arhiva fizică a companiei dumneavoastră în depozite ce respectă toate condițiile în materie de temperatură și umiditate, având în dotare sisteme antiefracție, de pază și supraveghere.
În ce privește arhiva electronică, aceasta poate fi stocată în deplină siguranță fie pe serverul dumneavoastră, fie pe serverul nostru, cu respectarea în totalitate a reglementărilor tehnice, a standardelor internaționale, a normelor legate de protecția mediului, securitatea și integritatea datelor.

Consultanță de specialitate

Având o experiență de peste 20 de ani în domeniul arhivării documentelor, vă punem la dispoziție servicii adaptate cerințelor companiei dumneavoastră, garantându-vă că soluțiile alese vor fi eficiente din punct de vedere financiar.

De asemenea, vă oferim consultanță de specialitate pe tot parcursul derulării proiectului, inclusiv pentru întocmirea nomenclatorului arhivistic și înaintarea acestuia spre avizare către Arhivele Naționale.

Pliere planșe și planuri format mare

Pentru a facilita manipularea, arhivarea și depozitarea documentelor de mari dimensiuni, vă punem la dispoziție servicii de pliere planșe și planuri din format A0 în formate mai mici. Plierea se realizează utilizând echipamente tehnice performante, integritatea sau securitatea documentelor dumneavoastră nefiind în vreun fel afectate.

De asemenea, în situația în care optați pentru arhivarea electronică a documentelor companiei dumneavoastră, dispunem de scannere speciale ce permit scanarea planșelor și planurilor de mari dimensiuni și conversia lor în format electronic, pentru a putea fi accesate cu ușurință, de la distanță, prin intermediul aplicației ELO ECM Suite 200.

Distrugere securizată a documentelor cu termen de păstrare expirat

Pentru o gestiune mai eficientă, precum și pentru optimizarea costurilor și a spațiului de stocare, documentele al căror ciclu de păstrare s-a încheiat sunt eliminate din arhiva fizică a companiei dumneavoastră. Întrucât informațiile din cuprinsul acestora au de cele mai multe ori caracter confidențial, vă oferim servicii de colectare responsabilă și distrugere securizată a documentelor, proces ce elimină orice risc al expunerii datelor companiei dumneavoastră.

Documentele cu termen de păstrare expirat sunt distruse utilizând echipamente performante de tocare și/sau fragmentare amestecată și sunt ulterior predate unui colector autorizat, pentru a fi reciclate în mod responsabil. Procesul de distrugere se realizează conform legislației în vigoare, în condiții de maximă confidențialitate și este urmat de eliberarea unui certificat de distrugere securizată.

Transport documente de arhivă în condiții de siguranță și confidențialitate

Vă oferim servicii de transport documente de arhivă, cu scopul preluării pentru depozitare, al relocării sau returnării către beneficiar, adaptate cerințelor companiei dumneavoastră, garantând securitatea și integritatea documentelor pe tot parcursul derulării proiectului.

Pentru relocarea în condiții de siguranță și deplină confidențialitate a arhivei companiei dumneavoastră, vă punem la dispoziție transportul cu autoutilitare de diverse dimensiuni, dotate cu echipamente pentru monitorizarea prin GPS, precum și personal specializat în manipularea arhivelor fizice.

În ce privește transportul documentelor de arhivă, serviciile noastre includ împachetarea, etichetarea și inventarierea cutiilor ce urmează a fi relocate, echipamente profesionale specifice, precum și manipularea în condiții de maximă siguranță a documentelor.

Accesul facil la documentele din arhiva companiei dumneavoastră

Pentru a accesa documente sau informații din arhiva companiei dumneavoastră, puteți opta pentru scanarea și transmiterea acestora prin email/fax, transportarea cutiilor sau dosarelor la sediul dumneavoastră, sau accesarea lor în camera vizitatorului din incinta depozitului.
De asemenea, vă punem la dispoziție serviciul de arhivare electronică, o soluție practică și modernă ce presupune conversia documentelor în format electronic și accesarea lor de la distanță, cu un singur click, prin intermediul aplicației ELO ECM Suite.

Distribuie:

Folosim cookie-uri pentru a va asigura cea mai buna experienta pe website-ul nostru. Afla mai multe citind   politica cookie.